麗江會議會展麗江會議會展公司麗江文化傳播
首頁 > 信息動態  > 公司動態

公司動態

如何策劃一場優秀的線下活動?

來源:www.ljjrhz.com 發布時間:2019年08月06日

  無論是線上活動還是線下活動;無論是從用戶獲取維護的角度出發,還是從産品宣傳推廣的角度出發;每個市場、運營人員,每年都要做好幾場活動。

  線上活動的形式和玩法都很多。相對來說,線下的活動會更加套路化一些。此前,麗江活動策劃做線下活動的經驗比較少。

  但最近一個月,我策劃、跟進、執行了一場線下活動後,找到了做線下活動的13個步驟,涵蓋整個活動周期。

  上图主要是依据麗江活動策劃之前策划执行的一场沙龙活动经验而成,对于线下的沙龙、会议、分享类的活动都比较适用。接下来,具体说说每项细节。

  活動前:漫長的籌備期與執行期

  我把活動正式開始之前的時期,都稱之爲活動前。具體又分爲籌備期和執行期。

  其中籌備期是指對活動策劃、構想階段;執行期則是確定好活動主題後,去不斷推進活動進程。

  1、策劃案

  想做活動,策劃案要先行。一份完整的活動策劃案,應該包括以下幾點:

  包含了這些要素的策劃案,能讓領導明白你要做一場什麽樣的活動,活動的目的是什麽,活動效果是怎樣的。

  而其中,比較重要的是活動目的。活動目的,不外乎名與利兩種。

  設定好活動目的後,要根據活動目標去設定和判斷本次活動的預期效果、活動風險。這有利于你更好地去把控整場活動。

  2、時間進度表

  如果你提交的策划案被上级同意了,麗江活動策劃的建议不是立刻撸起袖子加油干,而是先去列一份活动时间进度表。

  從我和一些活動運營的溝通來看,很多人反映最後的活動效果不是很理想,原因就在于活動的時間節奏沒有把握好。節奏一亂,活動也亂了。

  我的經驗是列一個時間進度表,規定每段時間內要做些什麽,由誰負責,Deadline前必須把東西給到。保證全員配合默契,井井有條。具體如下圖。

  執行起來也很簡單。主負責人按這些要素制作一個Excel表格(或者是teambition等可以進行線上協作辦公的軟件)給到所有人,大家按時記錄和彙報即可。

  3、招商PPT

  對于線下活動來說,不花錢是不可能的。因此,活動前期需要准備好招商PPT,來以此獲得更多的資金支持,減少自己的活動成本。

  一份完美的招商PPT,顔值在線自不必說,其次是要保證內容。

  簡而言之,你要給你的招商對象看到以下內容:這個活動是什麽,這個活動能給你什麽,你需要回饋我什麽。

  我能給你什麽,你能給我什麽,這是商務合作的基礎和前提,不能匹配的合作都是在耍流氓。

  當然,在做商務合作時,也不一定要給錢才行。如果雙方能進行資源置換,也是可以合作的。

  比如,對方免費給你提供場地,你爲場地進行宣傳。

  4、場地與嘉賓

  對線下沙龍、會議、講座等活動來說,場地和嘉賓是非常重要的。籌備期內一定要先確定好場地和嘉賓,否則會非常影響活動周期和節奏。

  对于场地的选择,麗江活動策劃一般都会有以下几个考虑:

  價格:場地的價格成本一定要控制,能以資源置換的形式免費獲得,那是最好了。如果實在不行,也要以搭載資源置換的形式去獲得較低的價格。

  空間:要根據活動預期人數選擇能夠足夠容納的場地。

  交通:交通便利很重要,地鐵附近是首選。

  設備:主要看場地方是否能提供音響、話筒、LED屏幕、桌椅等一些會議必備的設備。

  而最終確定的場地,應該是以上幾點因素綜合後的最佳選擇。

  其次是嘉賓。如何去挑選一個合適並有影響力的人來做分享,從而吸引更多的人來報名參加活動呢?

  我一般是這麽操作的:

  ⑴ 根据活动主题筛选出行业内较为出名的个人或者企业;

  ⑵ 利用‘六度空间分割’理论,去找到那个人;

  ⑶ 和嘉宾沟通,通过他的业务经验、个人履历来判断他是否可以胜任嘉宾一角色。

  从麗江活動策劃的角度来看,找到合适的嘉宾关键是看人脉资源。因此,平时可以多交朋友,多积累一些人脉资源。

  活動早期的所有細節搞定了以後,緊接著就要進入到正式的准備階段了,這個階段你需要去不斷宣傳你的活動,盡可能吸引更多的人來報名參賽。

  5、活動文案

  活動文案,是用來吸引用戶報名的。好的活動文案,可以吸引更多的人來報名。

  目前,比較流行的活動文案主要有兩種,一種是簡單粗暴版,一種是故事引入版。

  簡單粗暴版的文案,一般都是隨便唠嗑幾句,然後開始介紹活動。這種活動文案,一般閱讀量都不太高,但勝在清晰明了,轉化率高。

  還有一種文案,是偏向軟文。一般是由勵志故事、心靈雞湯或者是幹貨引入,結尾再猝不及防給你個活動報名海報。這類文案比較適合在合作推廣的平台上發布。

  但不管用這兩種文案裏的哪一個,一篇活動文案都要包含以下幾個活動內容:

  6、活動物料

  一場沙龍活動,所需的物料其實很多,基本上各個環節,各個時期內都需要做圖制作物料。大致如下圖。

  我一般會根據活動類型和團隊規模來做出物料刪減和擴充。必不可少的是活動海報、現場易拉寶以及邀請函。

  在這塊兒,建議市場、運營們掌握一些做圖、制圖的能力,當團隊裏沒有設計師或者設計師很忙的時候,你也可以自己上陣,不至于被打亂時間節奏。

  7、活動報名與用戶維護

  活動一旦開始,接受用戶報名後,這個時候就要做用戶維護了,這樣做一是你可以對來參加活動的用戶做到比較了解,二是可以讓到場率變得高一些。

  現在比較普遍的用戶維護方式,是將所有用戶拉進微信群裏。

  但你若是走統一報名平台的話,即使你留了微信號,也不一定能保證所有報名的人都會來加你微信。這個時候,你可以通過發短信、打電話、讓報名者邀請(因爲有時是大家組團報名)等方式把用戶拉進群裏。

  8、活動宣傳與推廣

  整個活動,有兩大塊最重要,一塊是現場執行,另一塊就是宣傳推廣。

  宣傳推廣有兩個大作用:

  宣傳推廣一般從可以從以下幾個角度出發:

  ▲點擊查看大圖

  其中,需要作出說明的是:

  外聯媒體平台宣傳:這一塊就需要活動負責人和執行人去聯系了,選擇一些和自家活動主題類似的媒體平台進行宣傳。

  這種合作,以資源置換爲最優合作方式。像活動平台的宣傳,也是一樣,需要去主動聯系。但活動平台一般收費比較多。

  行業好友宣傳:建議選行業內有些影響力和話語權的好友。

  報名用戶宣傳:一般來說,用戶的社交圈子是比較一致的,讓報名用戶幫忙宣傳的話,可以撬動更多對活動感興趣的人。

  但這最好是以優惠的方式,比如減免報名費。

  行業組織、社群:找到和活動主題類似的社群和組織,讓他們幫忙宣傳或者集體報名。

  其他方法:諸如發郵件、微信一對一聯系等等,都可以嘗試,也會有一點效果,但是相對來說,用戶體驗不是很好。

  9、各方溝通與對接

  其實在整個活動准備期中,基本就是在和各方做溝通與對接,比如嘉賓、場地、合作方等。

  但我在溝通中發現很多人喜歡拖,明明答應你周三給你一樣東西,但到周五還沒有給你。這樣的情況,就會大大的拖慢你的進度和效率。

  怎麽辦呢?

  很簡單的方法,不停地催。如果催了也沒用,就讓你的上級或者對方的上級去催,雖然方法有些不厚道,但能保證進度。

  活動中:踩點、分工與現場執行

  10、活動前的准備

  如果活動舉辦地不太遠,一般活動的當天上午要去現場踩場。如果活動舉辦地比較遠,那就要提前一天去踩場了。

  踩點主要是爲了了解現場,做現場布置和人員分工。

  ① 了解现场

  調試音響等設備、測試PPT、測試話筒、規劃一下現場、了解洗手間等位置在哪裏,這些細節在踩點時都要把控到,做到心裏有數。

  ② 布置现场

  雖然是沙龍類活動,不需要太花哨,但還是要簡單布置下,保證現場的氣氛和專業性。

  ③ 活动现场的分工与执行

  一場200人的活动,需要一位主负责人,一位负责指引,一位负责签到、一位主持人、一位控制气氛、一位拍摄照片、一位速记、还需要一位stand by。

  這麽一看要8個人才可以,但若是人手不夠,4個人也可以。因爲上面說的事情一些事情可以錯開來,一個人可以負責兩件以上事情。

  11、活動現場執行

  做了那麽久的准備,最重要的就是活動當日了。

  如果前期做的好的話,活動當天會比較省力,基本只要注意一些小細節就可以了。

  比如:

  ⑴ 活动秩序很重要。

  線下講座、會議、沙龍類活動容易出現現場嘈雜的情況,這便需要一個把控現場秩序的人去不斷維護的。

  ⑵ 现场氛围要活跃。

  做沙龍互動,其實很講究互動,尤其是一個嘉賓講完,底下的用戶要能有反饋。

  要想産生互動,關鍵在于嘉賓能抛梗,另一個則是要有一位能調動氣氛的主持人,其次要注意到一些容易産生失誤或造成不完美的小細節。

  比如活動開始前要做指引,方便大家能快速找到場地;上一個嘉賓講完後,要及時調出下一個嘉賓的PPT;遙控筆要提前教會嘉賓使用等。

  這些細節,你可能不會注意到,但參加活動的人都是會看在眼裏的。

  活動後:活動總結和活動簡報

  活動結束了,並不代表你的活動運營也結束了。這個時候,你還需要做的事情是進行活動總結和活動簡報。

  12、活動總結

  活動總結的目的是總結經驗與活動成敗,幫助你之後做其它活動更順利。

  做活動總結,可以邀請現場執行的工作人員,一起開會討論活動失誤和成功的地方。也可以咨詢來參加活動的人,聽聽他們的意見。這樣做出來的活動總結,是比較完整和全面的。

  13、活動簡報

  活動簡報是給誰看的呢?一是給公司內部領導、同事看的,二是給贊助商、合作方看的。

  因此,活動簡報裏要呈現的內容爲:

  這個活動是什麽樣的,

  這個活動做了哪些宣傳,

  這個活動有哪些合作方參與進來,

  這個活動的效果如何等。

  簡報要做得高大上,突出活動很成功,讓各方都滿意。

  以上,是麗江活動策劃关于做出一场成功的线下活动的一些小经验。从整体来看,麗江活動策劃认为做一场活动一定要考虑到以下几个因素:

  牢牢把握這4个方向,再配合麗江活動策劃提供覆盖活动完整周期内的13个小经验,就无需担心办不好一场精彩、成功的线下活动了。

相關文章